Dúvidas Frequentes: Produtos

Como cadastrar produtos?

Playlist completa de produtos: http://tinyurl.com/mrxvszpk Nessa lista, você encontra os diferentes modos de cadastro — além do cadastro padrão (vídeo #13), há também variações (ex: anéis com tamanhos), clonagem, importação por planilha, entre outros. Recomendamos começar criando os grupos de produtos, para que ao cadastrar cada item você já associe a categoria correspondente. Isso ajuda na organização do estoque e relatórios (por isso o vídeo de grupos é o primeiro da lista).

Erro ao excluir produto

Mesmo sem vendas abertas, o sistema pode impedir a exclusão se o produto já tiver qualquer movimentação anterior (por exemplo, ter sido inserido e depois removido de um consignado). Nesses casos, o produto não pode ser excluído, apenas inativado — assim ele deixa de aparecer no estoque comum e só será visível quando filtrado por produtos inativos.

A exclusão total só é possível quando nunca houve movimentação com o produto. Caso contrário, desmarque a caixinha de produto ativo e salve, tornando-o invisível no estoque.

Como ver o estoque completo?

Vá em Estoque → Cadastro de produtos. Na tela de consulta que abrir, você pode aplicar filtros para refinar a busca ou clicar diretamente em “Aplicar” para listar todos os produtos cadastrados.

Erro ao cadastrar novo produto (“nome já existe”)

Caso use nomes parecidos ou idênticos para produtos diferentes, ative o comando que diferencia automaticamente os nomes pelo código do produto. Caminho: Outros → Parâmetros → aba “Produtos” → marque a opção “Adicionar o código do produto à descrição automaticamente ao cadastrar novo produto” → salve.

Estoque financeiro (ver valores do estoque)

Vá em Estoque → Cadastro de produtos. Na tela de consulta, clique no ícone do cadeado e insira a senha definida em Outros → Parâmetros → aba “Produtos” → área de segurança → chave de permissão (por padrão: 123456).

Vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=gnbnIJHp4W8

O que é o campo de referência do produto?

É um campo opcional. Se deixar em branco, o sistema não gera nada. O código de barras é automático, já a referência pode ser usada livremente — por exemplo, para códigos internos do fornecedor ou controle alternativo (também pode aparecer nas etiquetas, se desejar).

Tipos de estoque e como consultar cada um

O sistema trabalha com três tipos:

  • Real: total de unidades (ex: 10)

  • Reservado: unidades separadas, por exemplo, com revendedores (ex: 3)

  • Físico: disponível para venda (real – reservado = 7)

➤ Real = Físico + Reservado Nas estatísticas, o sistema considera o estoque real. Já na tela de consulta de produtos, você pode filtrar se quer ver o real, o físico ou apenas o reservado (com revendedores).

Como cadastrar produtos com diferentes tamanhos?

Para cadastrar produtos com tamanhos diferentes (como anéis, por exemplo), utilize o recurso de variações. Nesse modelo, há dois tipos:

  1. Produto Pai (simbólico): serve apenas como base e união das variações. Nele, você define as informações que serão iguais para todos os tamanhos — nome-base, grupo de produto, fornecedor, custo e preço de venda. Importante: o produto pai não recebe quantidade em estoque.

  2. Produtos Filhos (variações): são os produtos gerados a partir do pai, cada um representando uma variação (ex: tamanhos diferentes). Cada variação tem seu próprio controle de estoque.

Para ver o passo a passo desse tipo de cadastro, assista ao vídeo: https://youtu.be/L6BsUptnAfE?si=avgjXxlK_q8yJo-C

Não consigo excluir grupo de produtos?

É possível excluir, mas pode ocorrer erro em dois casos:

  1. Quando o grupo possui subgrupos — é preciso excluir os subgrupos primeiro;

  2. Quando há produtos vinculados a esse grupo — antes, mova esses produtos para outro grupo ou deixe sem grupo.

Caso seja o segundo caso, veja o vídeo que mostra como migrar os produtos em massa para outro grupo: https://share.vidyard.com/watch/vh9pZByDLCwFTGkrE18Kmv Após mover, será possível excluir o grupo normalmente.

Assista ao vídeo (curto) explicativo sobre como excluir grupo de produtos:

https://youtu.be/qhLNOVckW_8?si=D9s7SV13HROg4KVw

O que é o inventário?

O inventário é um recurso avançado e muito importante para manter o controle real do seu estoque. Ele serve para contabilizar apenas o estoque físico, ou seja, tudo o que está com você no momento. As peças que estiverem em consignado não entram nesse cálculo — o inventário não vai considerar essas quantidades, pois entende que elas já estão fora do seu estoque físico.

Durante a realização do inventário, é altamente recomendável evitar qualquer movimentação de estoque, como novas vendas, cadastros ou ajustes, para não gerar inconsistências nos dados. Após a confirmação do inventário, o sistema atualizará automaticamente os saldos de todos os produtos com base nas quantidades informadas.

Depois de confirmar, você ainda pode verificar quais produtos não foram inventariados. Caso confirme que realmente não possui esses itens fisicamente, pode zerar o estoque deles manualmente — afinal, se não foram contados, é porque o estoque físico é zero.

Os produtos que estão em consignado continuam sendo desconsiderados no momento do inventário. No entanto, assim que forem retornando (por meio da conferência das vendas consignadas), o sistema ajustará o estoque automaticamente, refletindo o saldo correto.

Dicas importantes

  1. Não confirme antes da hora: Clique em Confirmar inventário somente quando tiver terminado toda a contagem. Antes disso, o inventário pode ser salvo e retomado a qualquer momento — basta acessar novamente o caminho Estoque → Movimentações de estoque → Fazer inventário. Ao reabrir, o sistema mostrará exatamente o ponto onde você parou.

  2. Cuidado com a opção “Zerar estoque dos produtos inventariados”: Use apenas depois de revisar tudo. Caso existam produtos que deveriam ter sido contados e você clique nessa opção sem conferir, o sistema vai zerar o estoque de todos os itens listados, mesmo os que ainda estão corretos.

  3. Inventário confirmado não pode ser editado: Após a confirmação, o inventário é fechado e não pode mais ser alterado. Se precisar corrigir algo depois disso, será necessário ajustar manualmente cada produto ou refazer o inventário do zero.

📽️ Vídeo explicativo: https://youtu.be/0ED6csqpmN8?si=mbi9mGZneU3ao6oe

Qual a diferença entre registros e quantidade total?

  • Registros = número de produtos diferentes (ex: X, Y e Z → 3 registros).

  • Qtd. total = soma de todas as unidades desses produtos (ex: 2X + 1Y + 3Z → 6 unidades no total).

Se eu editar o valor de um produto que consta em alguma venda ou consignado, vai alterar lá também?

Não. Alterações de preço afetam apenas as próximas vendas. Vendas já registradas ou consignados anteriores permanecem com o valor original.

O que são os códigos Id, de barras e de referência?

Cada produto possui três tipos de códigos:

  • ID: é o código interno, criado automaticamente pelo sistema. Funciona como uma “digital” exclusiva de identificação e é usado pelo banco de dados.

  • Código de barras: se não for informado no cadastro, o sistema gera automaticamente um código de 6 dígitos. É o código utilizado para leitura nas etiquetas e em operações de venda. Você pode configurar para até 13 dígitos (recomendamos que mantenha como 6).

  • Código de referência: é opcional. Caso fique em branco, o sistema não gera nada. Normalmente é usado para inserir o código do fornecedor ou um código personalizado, com combinações de letras e números (exemplo: iniciais da peça + dígitos).

O ID interno não é exibido em destaque durante o cadastro do produto porque serve apenas para controle técnico do sistema — ele é a chave única que diferencia cada item cadastrado.

Ajuste de estoque: boas práticas e formas de controle

Não recomendamos alterar o estoque diretamente pela tela de cadastro do produto. O sistema trabalha com três tipos de estoque:

  • Real

  • Físico

  • Reservado em consignado

Ao editar o estoque direto, você pode acabar ajustando apenas um deles (geralmente o físico) e gerar divergências com o consignado, resultando em números incorretos ou até negativos.

Exemplo prático: Você vê no sistema que o produto X tem 15 unidades e, ao contar fisicamente, encontra 13. Decide alterar para 13, mas esquece que há 1 unidade consignada com uma revendedora. O sistema, então, entenderá que há 12 unidades no físico + 1 consignada = 13 totais, quando o certo seria 14 totais (13 físicas + 1 consignada).

✅ Como corrigir corretamente:

  • Se precisar aumentar o estoque, faça uma entrada de estoque (sem lançar conta).

  • Se precisar reduzir, realize uma saída de estoque.

Assim, o sistema registra o movimento corretamente e mantém o histórico de alterações, permitindo consultas futuras. Evite editar o número diretamente na tela do produto, pois essa ação reduz o controle sobre o que foi modificado e quando.

Como cadastrar produtos por planilha?

O sistema disponibiliza uma planilha-modelo para facilitar o cadastro em lote de produtos por importação.

  • Acesse Estoque → Cadastro de Produtos → Importar.

  • Baixe a planilha-modelo e preencha os campos conforme necessário.

  • Se houver produtos com nomes iguais, marque a opção que adiciona o código ID ao final do nome para diferenciar automaticamente:

    • Exemplo: BRINCO TREVO 524 / BRINCO TREVO 525.

Confira como preenchê-la corretamente neste vídeo de apoio: https://youtu.be/a0HMQq5cVm0?si=za6ClbN09zVQXW07

Obs.: o vídeo usa a planilha antiga com código ID, mas o procedimento atual é o mesmo.

Como dar saída em produtos que não foram por venda (quebra, brinde etc.)

Você pode registrar a saída de produtos sem gerar venda nem conta — ideal para casos como quebra, perda, brinde ou permuta. Basta informar o motivo no momento da saída.

Veja o passo a passo no vídeo:

https://www.youtube.com/watch?v=ZSWRgALpz64

Consigo excluir vários produtos de uma vez?

Sim! Pela tela de ajuste em massa, selecione os produtos desejados e escolha a ação “Excluir produtos”. ⚠️ A exclusão só é possível se o produto não tiver movimentações registradas (como vendas, entradas ou saídas). Caso já tenha histórico, o sistema bloqueia a exclusão.

Assista ao tutorial:

https://youtu.be/l2aKD9nQeXs?si=1XZYwEBdSxi2fwyL

Como puxar um produto pelo código de referência?

Para localizar produtos pelo código de referência, digite um asterisco (*) antes do código. Isso é necessário porque o sistema diferencia o código de referência dos demais (ID e código de barras), já que ele é opcional.

Exemplo: *ABC123

Tem como deixar o produto com valor parcelado?

No cadastro do produto, informe o valor total. É possível exibir valores parcelados tanto no catálogo quanto nas etiquetas. Assim, o cliente visualiza o preço dividido, mesmo que o sistema registre o valor integral na base.

Editei o valor de um produto pai, mas os valores dos filhos não mudaram junto

Os produtos filhos herdam os valores do produto pai apenas no momento do cadastro inicial. Depois disso, cada filho passa a ter seu preço independente.

Ou seja, alterar o preço do pai não atualiza automaticamente os filhos — é preciso ajustar o valor de cada um individualmente, caso deseje que todos fiquem iguais.

Mudei a foto do produto, mas ainda aparece a imagem antiga

Se o produto já foi atualizado no sistema, mas a imagem antiga ainda aparece, é apenas cache do navegador. Basta limpar o cache para forçar a atualização visual. Veja como fazer: https://youtu.be/e4dpQluAiFs?si=XQnHhPSiDm8rzgRJ

Se o problema for apenas no catálogo, é ainda mais simples: clique no ícone 🔄️ (atualizar) no canto do banner do catálogo — ele fará a atualização automática.

Informei estoque no produto pai, mas voltou para 0

O produto pai é apenas uma estrutura simbólica — ele não representa estoque real. As quantidades devem ser informadas nas variações (filhos), que são os produtos efetivos.

Por isso, ao tentar inserir quantidade no pai, o sistema retorna automaticamente o valor para zero.

Posso acrescentar novos produtos filhos sem perder os que já existem?

Sim! Mesmo após criar o produto pai com suas primeiras variações, é possível acrescentar novos filhos depois. Basta abrir o cadastro do pai e incluir as novas variações — os produtos anteriores serão mantidos normalmente.

Ajuste em Massa (várias ações)

Caminho: Siga no menu Estoque → Cadastro de Produtos. Clique no 4º botão “Ajuste em massa”. Essa tela é útil quando precisar fazer uma mesma ação com vários produtos de uma vez. Dentre elas:

Vídeo sobre o ajuste em massa: https://youtu.be/l2aKD9nQeXs?si=1XZYwEBdSxi2fwyL

Como cadastrar ou dar entrada nos produtos por nota fiscal (XML)?

O sistema permite registrar produtos diretamente pela nota fiscal eletrônica (XML):

  1. Vá em Estoque → Movimentação de Estoque → Entrada de Produtos → Entrada por NFe.

  2. Selecione o arquivo XML e faça o upload.

  3. O sistema preencherá automaticamente os dados do fornecedor e produtos.

  4. Você poderá:

    • Cadastrar um fornecedor novo ou vincular a um já existente.

    • Editar produtos individualmente ou aplicar ajustes em lote (como margem de lucro ou arredondamento de preços).

    • Substituir códigos de barras pelos do sistema ou inserir os seus.

    • Definir se os produtos aparecerão em destaque no catálogo online (opcional).

  5. Confirme a entrada para concluir o processo.

Acompanhe esse processo com dois vídeos abaixo:

  1. https://go.screenpal.com/watch/cZh1bvVM7n2

  2. https://www.youtube.com/watch?v=GMxjwGp_t6A

Obs.: não é necessário lançar a conta a pagar no momento da entrada; se desejar, registre a despesa posteriormente.

Como editar a quantidade de um produto sem inserir 1 unidade por vez?

Ao informar a quantidade manualmente, desmarque a caixinha "lançamento rápido 1 unid" abaixo do campo de busca.

  • Quando marcada, essa opção é ideal para leitores de código de barras, inserindo automaticamente 1 unidade por vez.

  • Para lançamento manual com quantidade total de uma vez, deixe a opção desmarcada.

Como trabalhar com valor de atacado no catálogo ou etiqueta?

O sistema possui apenas um campo de preço de venda, normalmente usado para varejo. Para exibir preço de atacado:

  1. Você pode usar campos opcionais (como referência, tamanho ou cor) para registrar o valor de atacado.

  2. Esses campos podem ser configurados para aparecer no catálogo ou em etiquetas.

⚠️ No momento da venda, o sistema sempre considerará o preço cadastrado no campo de venda.

Se precisar de dois preços de forma prática, recomendamos criar uma tabela de preços:

  • Assim, você define valores diferentes para varejo e atacado.

  • O sistema aplica automaticamente o preço correto conforme o tipo de venda selecionado.

Grupos x Subgrupos?

Assista ao vídeo (curto) explicativo: https://youtu.be/i8O7M0XYarU?si=baQtry-zrxZr3AAu

Como excluir produtos do estoque?

Assista ao vídeo (curto) explicativo: https://youtu.be/NplxcaAULhk?si=A8QMa2vJoakM1yh8

Posso realizar o inventário em mais de um computador?

Sim, com ressalvas! Veja como: https://youtu.be/EgLOn4IA7Yo?si=BTrN4breri6kslWO

Como funciona a Margem de Lucro no sistema:

O sistema trabalha com dois cenários:

Cenário 1: Você define a MARGEM para calcular o preço de venda

Você informa o custo e a margem desejada → o sistema calcula o preço de venda automaticamente.

Fórmula: Preço de Venda = Custo + (Custo × Margem%)

Exemplo:

  • Custo: R$ 10,00

  • Margem desejada: 300%

  • Resultado: R$ 10 + (R$ 10 × 300%) = R$ 10 + R$ 30 = R$ 40,00

Você digita 300% e o sistema mostra R$ 40,00 como preço de venda.

Cenário 2: Você define o PREÇO DE VENDA e o sistema calcula a margem

Você informa o custo e o preço de venda → o sistema calcula a margem automaticamente.

Fórmula: Margem% = [(Venda − Custo) ÷ Custo] × 100

Exemplo:

  • Custo: R$ 10,00

  • Preço de Venda: R$ 40,00

  • Resultado: [(40 − 10) ÷ 10] × 100 = 300%

Você digita R$ 40,00 e o sistema mostra 300% como margem.

Por que não é 400%?

Na calculadora comum: R$ 10 × 4 = R$ 40 (você multiplica por 4, ou seja, 400%).

No sistema: O custo já está na base do cálculo, então a margem representa apenas o lucro adicional (300%), porque:

  • Custo (100%) + Lucro (300%) = 400% do custo original = R$ 40

Resumo:

  • Se você quer aplicar margem direto → digite a % de lucro que quer ter sobre o custo

  • Se você já sabe o preço final → digite o valor e o sistema calcula a margem automaticamente

Nos dois casos, a lógica é a mesma: a margem é sempre o lucro sobre o custo, não o multiplicador total.

Atualizado